【Googleスプレッドシートに苦手意識がある方へ】仕事がグッと楽になる！シンプルで便利な「スプシ」の使い方

2025年6月19日業務効率化

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Googleスプレッドシートは「仕事のお助けノート」！

難しく考えなくてOK！スプレッドシートは「デジタルな表」

スプレッドシートと聞くと、難解な計算式や複雑なデータ分析を思い浮かべてしまうかもしれませんね。
ですが、まずはそのイメージを一旦脇に置いてみてください。
実はスプレッドシートは、まるであなたの「デジタルな表形式ノート」なんです。

普段、紙のノートや手帳を使って、タスクを書き出したり、連絡先をメモしたりしていませんか？
スプレッドシートは、その手書きのノートがそのままパソコンやスマホで使えるようになったものだと考えてみましょう。
縦の列と横の行が交差するマス目に、文字や数字を入力していくだけ。
これならITが苦手な方ですが抵抗感なく始められるはずです。
例えば、「今日やるべきこと」を箇条書きにする代わりに、スプレッドシートのA列に「やること」、B列に「期限」と入力していく。これだけですが、頭の中が整理されてスッキリするのを実感できるでしょう。
必要な情報が「行」と「列」で整然と並べられるため、後から見たい情報が驚くほどすぐに見つかりますよ。

「計算式なし」でもこんなに便利！仕事で使える具体例3選

「計算式を使わない」という前提で、Googleスプレッドシートがどれだけ仕事で役立つか、具体的な例を3つご紹介します。
これらはすべて、文字や簡単な記号を入力するだけで完結する、シンプルな使い方ばかりです。

具体例1:日々のタスク管理表

今日のタスクや、プロジェクトの進捗を管理するのに最適です。

※横スクロールで表全体を見ていただけます。

このように、列項目を設定し、それぞれの情報を入力していくだけで、今日やるべきことや進捗がひと目で分かります。「完了」したらその行を緑色にするなど、視覚的に分かりやすくする工夫も簡単ですよ。

具体例2:お客様や取引先の連絡先リスト

※横スクロールで表全体を見ていただけます。

必要な情報がすぐに検索できるので、急な連絡が必要になった時でも慌てずに済みます。紙媒体よりも紛失のリスクが低いのも大きなメリットですね。

具体例3:会議の議事録やアイデアメモ

会議の内容やひらめいたアイデアも、構造的に整理して記録できます。

※横スクロールで表全体を見ていただけます。

スプレッドシートで「あなたの仕事」をもっとスムーズに！

「見える化」で仕事の「モヤモヤ」を解消しよう

日々の仕事で、「あれ、何から手をつければいいんだっけ？」「あの資料どこにやったかな？」といった、漠然とした不安や「モヤモヤ」を感じることはありませんか？スプレッドシートを使って情報を「見える化」することで、こうしたストレスを大きく減らすことができます。

タスクがリスト化され、期限や状況が明確になれば、次に何をすべきかが一目瞭然。
また、必要な情報が整理されていれば、探し物に時間を費やすこともなくなります。
結果として、仕事の効率が格段に上がり、小さな「うっかり忘れ」も防げるようになるでしょう。
頭の中がスッキリすることで、仕事への集中力もアップし、より質の高い仕事ができるようになりますよ。

どこからでもアクセスOK！共有も簡単で便利

Googleスプレッドシートは、インターネット環境さえあれば、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、どんなデバイスからでもアクセスできます。
自宅で作成した資料を、外出先のカフェで確認したり、移動中にスマホでタスクの進捗を更新したりと、場所を選ばずに仕事ができるのは大きなメリットです。
さらに、チームで仕事をしている方には朗報です。
スプレッドシートは、URLを共有するだけで複数人で同時に閲覧・編集が可能です。
例えば、プロジェクトの進捗表を共有し、チームメンバーがそれぞれ自分の担当部分を更新するといった使い方もできます。
これにより、メールでのやり取りの手間が省け、情報連携が驚くほどスムーズになります。
情報共有のストレスが減ることで、チーム全体の生産性も向上するでしょう。

まとめとして

完璧を目指さないでOK！まずは「使ってみる」ことから始めよう

「よし、やってみよう！」と思っても、いざツールを前にすると「完璧に使わなきゃ」と構えてしまうかもしれません。
ですが、心配いりません。スプレッドシートは、いきなり全ての機能を使いこなす必要は全くないんです。

まずは、今日ご紹介した「タスク管理表」や「アイデアメモ」のように、小さな表を一つ作ることから始めてみましょう。
今日のTo Doリストを、手書きではなくスプレッドシートに入力してみる。
それだけでも十分な一歩です。
実際に使ってみることで、「あ、こんなこともできるかも」「こうすればもっと便利になりそう」といった発見が必ずあります。
完璧を目指すよりも、まずは「使ってみる」という気軽な気持ちで試してみてください。

スプレッドシートは「あなたの仕事の頼れる相棒」になる！

最初は少し戸惑うかもしれませんが、毎日少しずつ使っていくうちに、Googleスプレッドシートはきっとあなたの「仕事の頼れる相棒」になってくれます。

タスクを整理したり、情報をまとめたりする習慣がつけば、頭の中のゴチャゴチャが減り、仕事の効率が自然と上がっていくのを実感できるでしょう。